Анализ эффективности процесса приема, рассмотрения и обработки заявок на участие в мероприятиях отдела молодежной политики показал, что данный процесс включает 17 этапов, является значимым, повторяющимся и трудоемким. В нем принимают участие 5 специалистов отдела молодежной политики. Исходя из этого, можно судить о значимости данного процесса.

Актуальность разработки проекта связана с выполнением основных задач отдела молодежной политики МКУ «УКМПиТ» по исполнению подпрограммы «Молодёжь Шебекинского края» муниципальной программы «Развитие образования Шебекинского городского округа», утверждённой постановлением администрации Шебекинского района от 26 ноября 2013 года № 1572.

Зачастую процесс подачи заявок на основные мероприятия является некачественным, потенциальными участниками не соблюдаются требования, предъявляемые к срокам подготовки, содержанию и оформлению заявок.

С целью устранения допускаемых нарушений отделом молодежной политики муниципального казенного учреждения «Управление культуры, молодежной политики и туризма Шебекинского городского округа инициирован бережливый проект «Оптимизация процесса регистрации участников на мероприятия посредством использования систем АИС «Молодежь России» и ЕИС «Добровольцы России», направленный на сокращение не менее, чем на 35% длительности процесса приема, рассмотрения и обработки заявок на участие в мероприятиях отдела молодежной политики. Срок реализации проекта: 01.06.2022 г. - 30.11.2022 г.

В ходе реализации проекта запланированы организационно-подготовительные мероприятия, внутрикорпоративное обучение сотрудников отдела молодежной политики по работе в системах АИС «Молодежь России» и ЕИС «Добровольцы России». В сентябре 2022 года завершены работы по разработке СОК и СОП процесса, а так же разработке шаблонных мероприятий.

В настоящее время проект находится в стадии реализации.